5 mẹo bắt đầu với hệ thống quản lý hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý (VMI)
VMI (Vendor-Managed Inventory) là phương pháp thuê ngoài việc quản lý hàng tồn kho cho một nhà cung cấp dịch vụ chuyên biệt. Khi xây dựng chương trình VMI, hãy tham khảo ý kiến của những người trực tiếp làm việc với hàng tồn kho.
Khi nào bạn nhận ra cần thay đổi cách quản lý hàng tồn kho của mình? Có phải là khi bạn đặt lại một mặt hàng mà bạn vừa đặt cách đây một tuần? Hay là khi một nhân viên mất hơn một giờ để tìm một dụng cụ cần thiết? Hoặc có thể bạn nhận thấy rằng hàng trăm triệu đồng đang bị “chôn” trong hàng tồn kho, nhưng bạn vẫn không có đúng thứ mình cần vào đúng thời điểm. Nếu điều này nghe quen thuộc, bạn không phải là người duy nhất.
Đây là những vấn đề phổ biến trong các môi trường sản xuất, nơi việc đạt tiêu chuẩn và tiến độ sản xuất luôn được ưu tiên hàng đầu, bất kể chi phí. Nhưng đến một lúc nào đó, bộ phận tài chính của bạn sẽ nhận ra rằng quá nhiều thời gian, tiền bạc, nguồn lực và không gian lưu trữ quý giá đang bị lãng phí vì hệ thống quản lý hàng tồn kho kém hiệu quả.
Trong thời đại mà mọi doanh nghiệp đều muốn tối ưu hóa hoạt động, cải thiện năng suất và tạo lợi thế cạnh tranh, việc đánh giá lại hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu này và cải thiện đáng kể lợi nhuận.
Quản lý hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý (VMI) là gì?
VMI (Vendor-Managed Inventory) là phương pháp thuê ngoài việc quản lý hàng tồn kho cho một nhà cung cấp dịch vụ chuyên biệt. Thông thường, nhà cung cấp sẽ cử đại diện đến cơ sở của bạn để lắp đặt hệ thống quản lý tồn kho tại chỗ, chẳng hạn như các thùng lưu trữ có nhãn mã vạch. Hệ thống này sẽ theo dõi lượng hàng tồn kho được sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó, nhà cung cấp sẽ thiết lập lịch bảo trì định kỳ để bổ sung hàng và cung cấp các báo cáo hỗ trợ việc lập ngân sách và dự báo nhu cầu.
5 mẹo từ những người có kinh nghiệm với VMI
Hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả không phải được xây dựng trong ngày một ngày hai. Những người đã trải qua sẽ thừa nhận rằng luôn có không gian để cải thiện. Dưới đây là những mẹo hữu ích nếu bạn đang cân nhắc áp dụng VMI.
1. Bắt đầu từ quy mô nhỏ
Thay đổi toàn bộ hệ thống quản lý hàng tồn kho cùng một lúc không chỉ thiếu thực tế mà còn gây áp lực lớn. Hãy bắt đầu từ những khu vực nhỏ hoặc những vị trí cần chú ý nhất. Xác định các mặt hàng quan trọng nhất và đưa chúng vào chương trình VMI. Sau khi thử nghiệm với quy mô nhỏ, bạn sẽ có cơ hội điều chỉnh hệ thống trước khi mở rộng. Cách tiếp cận này giúp bạn nhận diện các vấn đề tiềm ẩn và tối ưu hóa mức tồn kho cho các mặt hàng quan trọng từ sớm.
2. Hiểu ảnh hưởng của sự thay đổi
Áp dụng VMI là một thay đổi về văn hóa làm việc, và không phải ai cũng sẵn lòng đón nhận thay đổi này. Hãy nhạy cảm với thực tế rằng bạn đang thay đổi cách một số người thực hiện công việc của họ. Sự thay đổi, dù nhỏ, cũng có thể ảnh hưởng đến quy trình quen thuộc. Đảm bảo rằng bạn truyền đạt rõ ràng lý do và lợi ích của thay đổi để mọi người hiểu và chấp nhận.
3. Đào tạo nhân viên
Việc đào tạo là yếu tố quan trọng khi triển khai chương trình VMI. Hãy đảm bảo rằng nhân viên hiểu cách hệ thống này sẽ giúp giảm gánh nặng, để họ có thể tập trung vào công việc của mình. Một trong những lợi ích lớn nhất của VMI là đảm bảo nhân viên không phải lo lắng về việc có đủ công cụ để hoàn thành công việc.
4. Lắng nghe ý kiến của người thực hiện công việc
Khi xây dựng chương trình VMI, hãy tham khảo ý kiến của những người trực tiếp làm việc với hàng tồn kho. Họ có thể giúp bạn quyết định những sản phẩm nào cần đưa vào hệ thống, cách tổ chức không gian lưu trữ, và điều chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với hệ thống mới. Việc lắng nghe ý kiến của họ không chỉ giúp cải thiện hệ thống mà còn nâng cao tinh thần làm việc.
5. Để nhà cung cấp khai thác cơ hội mới
Các nhà cung cấp dịch vụ VMI thường có kiến thức sâu rộng về quản lý hàng tồn kho. Hãy tận dụng sự hỗ trợ của họ để khám phá các cơ hội mới trong việc tối ưu hóa hệ thống. Định kỳ yêu cầu nhà cung cấp kiểm tra các khu vực lưu trữ để đảm bảo rằng không có thứ gì bị bỏ sót. Đây là một giá trị gia tăng giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.
Tìm chương trình VMI phù hợp với bạn
Mỗi cơ sở kinh doanh đều có yêu cầu riêng. Nếu bạn quyết định áp dụng VMI, hãy đảm bảo nhà cung cấp bạn chọn có thể cung cấp chương trình được tùy chỉnh hoàn toàn theo nhu cầu cụ thể của bạn. Đừng ngại bắt đầu từ quy mô nhỏ và từng bước mở rộng. Theo thời gian, bạn sẽ thấy rõ những lợi ích từ việc giao phó nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho cho một chuyên gia, để đội ngũ nhân viên của bạn tập trung vào những gì họ làm tốt nhất.
Lưu ý: Bài viết này chỉ mang tính tham khảo và không thay thế các quy định pháp lý hoặc tiêu chuẩn hiện hành. Nếu có câu hỏi cụ thể, vui lòng tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc luật sư.