Các doanh nghiệp nhỏ có thể học gì từ hệ thống quản lý tinh gọn?
Các doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng hệ thống quản lý tinh gọn (lean management) để tối ưu hóa quy trình, giảm lãng phí và gia tăng giá trị cho khách hàng. Mặc dù việc triển khai quản lý tinh gọn cần thời gian, nhưng lợi ích mang lại rất lớn.
Khi tìm kiếm những ý tưởng quản lý mới, bạn có thể gặp khó khăn bởi các thuật ngữ chuyên môn mà các chuyên gia tư vấn thường sử dụng. Tuy nhiên, việc tìm hiểu những ý tưởng này rất đáng giá, vì chúng có thể mang lại tác động lớn đến doanh nghiệp của bạn.
Hãy lấy quản lý tinh gọn (lean management) làm ví dụ. Đây là một tập hợp các nguyên tắc nhằm tạo ra giá trị tối đa với nguồn lực tối thiểu. Quản lý tinh gọn không chỉ quan trọng với các doanh nghiệp lớn mà còn đặc biệt cần thiết với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi mà nguồn lực thường hạn chế.
Một lợi thế lớn của các doanh nghiệp nhỏ là khả năng thay đổi nhanh chóng do có ít tầng lớp quản lý. Nhiều doanh nghiệp nhỏ cũng đã xây dựng được các nền tảng quan trọng như văn hóa cải tiến liên tục và thời gian lập kế hoạch dành riêng để quản lý các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn hàng tháng.
Dù các công ty lớn thường thuê chuyên gia tư vấn để triển khai quản lý tinh gọn, các doanh nghiệp nhỏ thường phải tự mình thực hiện. Để làm điều này thành công, bước đầu tiên là hiểu rõ các nguyên tắc cơ bản của quản lý tinh gọn và tận dụng sự hỗ trợ từ chính phủ hoặc các nhà cung cấp.
Hiểu rõ nguyên tắc cơ bản
Quản lý tinh gọn xoay quanh năm bước cốt lõi:
- Xác định giá trị: Xác định giá trị mà khách hàng của bạn thực sự cần.
- Xác định chuỗi giá trị: Xem xét tất cả các bước và nguồn lực cần thiết để hoàn thành dịch vụ từ đầu đến cuối.
- Tạo dòng chảy giá trị: Loại bỏ các hoạt động lãng phí hoặc không tạo ra giá trị để tối ưu hóa quy trình.
- Kéo giá trị từ nhu cầu khách hàng: Sản xuất và cung cấp đủ những gì khách hàng cần thay vì thúc đẩy sản phẩm dư thừa.
- Theo đuổi sự hoàn hảo: Phát triển các tiêu chí cơ bản để đo lường thành công và không ngừng cải thiện.
Áp dụng quản lý tinh gọn vào thực tế
Để hiểu rõ hơn về quản lý tinh gọn, hãy xem cách nó được áp dụng tại các doanh nghiệp nhỏ. Tại Mỹ, Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia (NIST) đã phát triển chương trình Đối tác Mở rộng Sản xuất (MEP). Đây là một sáng kiến công-tư giúp các doanh nghiệp nhỏ tiếp cận công nghệ mới, nghiên cứu thị trường, cải thiện thiết kế sản phẩm, quản lý tiếp thị và tối ưu hóa vận hành.
Trang web của MEP chứa hơn 900 nghiên cứu điển hình về các công ty nhỏ đã triển khai thành công quản lý tinh gọn. Một ví dụ điển hình là Queen Bee Creations, một doanh nghiệp tại Oregon sản xuất ví và túi xách. Sau khi tham gia hội thảo do một chi nhánh MEP tổ chức, công ty đã triển khai hệ thống tổ chức 5S, quản lý hàng tồn kho bằng hình ảnh và nguyên tắc kế toán tinh gọn. Những cải tiến này giúp họ quản lý dòng tiền tốt hơn và rút ngắn thời gian sản xuất.
Selux, một nhà sản xuất đèn chiếu sáng tại New York, đã giảm thời gian chu kỳ lắp ráp xuống 80% nhờ áp dụng các kỹ thuật tái tổ chức. Trong khi đó, công ty W.S. Darley tại Wisconsin đã giảm hàng tồn kho trong quá trình sản xuất trị giá 2 triệu USD và tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn từ 51% lên 98%. Theo thống kê của MEP, các doanh nghiệp được hỗ trợ đã tăng doanh thu lên 767 triệu USD, giữ lại doanh thu 1,4 tỷ USD và tạo ra 22.739 việc làm.
5S – Cách tiếp cận tinh gọn dễ thực hiện
Phương pháp 5S tập trung vào việc loại bỏ các vật liệu không cần thiết trong không gian làm việc và bổ sung tài nguyên khi cần. Doanh nghiệp nhỏ có thể dễ dàng triển khai phương pháp này bằng cách làm việc với nhà cung cấp và tận dụng công nghệ quản lý hàng tồn kho. Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP), việc tích hợp công nghệ của nhà cung cấp vào hệ thống sẽ giúp giảm sai sót trong việc đặt hàng và duy trì mức tồn kho tối ưu.
Triển khai chiến lược quản lý tinh gọn
Mặc dù việc triển khai quản lý tinh gọn cần thời gian, nhưng lợi ích mang lại rất lớn. Lập kế hoạch thay đổi và thực hiện chiến lược sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ tận dụng tối đa nguồn lực, cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Kết luận
Quản lý tinh gọn không chỉ là một chiến lược dành cho các công ty lớn. Các doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng các nguyên tắc cơ bản này để tối ưu hóa quy trình, giảm lãng phí và gia tăng giá trị cho khách hàng. Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ, học hỏi từ các trường hợp thực tế và áp dụng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.