Hiểu rõ quy trình quản lý hàng tồn kho

Gửi bởi

TRÊN 21 Tháng mười hai, 2024

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, cải thiện năng suất và đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng. Áp dụng đúng quy trình và tránh các sai lầm phổ biến sẽ giúp bạn tối ưu hóa hệ thống quản lý và đạt được lợi thế cạnh tranh.

Bạn có đang chi một phần lớn ngân sách của công ty vào hàng tồn kho? Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp giảm chi phí mà còn ngăn ngừa nhiều vấn đề tiềm ẩn. Việc kiểm soát hàng tồn kho kém có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt nguyên liệu, làm gián đoạn sản xuất và tốn kém khi phải mua gấp các vật tư thay thế. Ngược lại, tồn kho quá nhiều có thể chiếm không gian lưu trữ quý giá và gây ra chi phí mua hàng không cần thiết.

Hiểu rõ quy trình quản lý hàng tồn kho là bước đầu tiên để kiểm soát tốt hơn và tối ưu hóa hệ thống quản lý của bạn.

Nội dung chính:

Các loại hàng tồn kho

Mỗi loại cơ sở kinh doanh sẽ lưu trữ các loại hàng hóa khác nhau để đáp ứng nhu cầu đặc thù. Ví dụ, trong các bệnh viện, hàng tồn kho chủ yếu bao gồm các vật dụng cần thiết để cung cấp dịch vụ y tế như băng gạc, găng tay dùng một lần, nhiệt kế và các dụng cụ phẫu thuật. Đây là những sản phẩm cần có sẵn để sử dụng hàng ngày.

Trong khi đó, các nhà máy sản xuất thường lưu trữ nguyên vật liệu sản xuất như thép, nhựa, và các linh kiện lắp ráp. Các vật liệu này cần có sẵn để duy trì hoạt động sản xuất. Còn với các nhà bán lẻ, hàng tồn kho chủ yếu là sản phẩm chờ bán. Việc thiếu hụt hàng tồn kho có thể dẫn đến mất doanh thu tiềm năng.

Ngoài ra, các ngành như khách sạn và văn phòng không cần lượng hàng tồn kho lớn như bệnh viện hay nhà máy, nhưng họ vẫn cần một số vật tư bảo trì và vận hành (MRO) như bóng đèn, giấy in, hộp mực, hoặc cầu chì. Những mặt hàng này đều tốn chi phí để mua, lưu trữ và sử dụng.

Quy trình quản lý hàng tồn kho

Bất kể bạn đang quản lý loại hàng tồn kho nào, quy trình dưới đây có thể giúp bạn tối ưu hóa hệ thống của mình.

Mua hàng: Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý hàng tồn kho. Nếu bạn đang bắt đầu một cơ sở mới, việc mua hàng sẽ dựa trên các ước tính tốt nhất. Nên tham khảo từ các cơ sở tương tự về loại vật tư và số lượng cần thiết. Với lần mua đầu tiên, có thể ưu tiên dư một chút để đảm bảo không thiếu hụt.
Lưu trữ: Tất cả các mặt hàng sau khi mua cần được lưu trữ một cách có tổ chức. Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo các vật tư dễ tìm và dễ lấy để tiết kiệm thời gian.
Sử dụng: Đây là giai đoạn các mặt hàng trong kho được sử dụng đúng với mục đích ban đầu, có thể là bán, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
Theo dõi: Khi hàng hóa được mua và sử dụng, cần có một hệ thống theo dõi hiệu quả để biết số lượng hàng còn lại. Điều này giúp bạn biết khi nào cần bổ sung.
Đặt hàng lại: Khi hàng tồn kho đạt đến mức tối thiểu, đây là lúc cần đặt hàng bổ sung. Điều này có thể thực hiện thủ công hoặc tự động qua hệ thống quản lý hàng tồn kho.
Dự báo: Sau một vài chu kỳ sử dụng và đặt hàng lại, bạn sẽ có đủ dữ liệu để dự báo nhu cầu tương lai. Việc dự báo giúp bạn chủ động đặt hàng trước khi hết hàng.

Những sai lầm thường gặp trong quản lý hàng tồn kho

Dù quy trình quản lý tồn kho có điểm chung giữa các ngành, vẫn có những sai lầm phổ biến dẫn đến chi phí không đáng có. Hiểu rõ những vấn đề này sẽ giúp bạn tránh những lỗi tương tự.

Thiếu tự động hóa: Hiện nay, có nhiều công cụ hỗ trợ theo dõi, dự báo và đặt hàng tự động. Việc dựa vào hệ thống thủ công không chỉ mất thời gian mà còn dễ sai sót, gây ra sự chênh lệch giữa thực tế và dữ liệu.
Đào tạo không đầy đủ: Nếu nhân viên không được đào tạo bài bản về cách sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho, hệ thống sẽ không hoạt động hiệu quả.
Thiếu hiệu quả trong việc sắp xếp kho: Cách tổ chức không gian lưu trữ ảnh hưởng lớn đến năng suất. Nếu việc tìm kiếm vật tư tốn quá nhiều thời gian hoặc các vật dụng thường xuyên sử dụng không được đặt ở vị trí dễ tiếp cận, điều này sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động.
Kiểm kê không thường xuyên: Việc kiểm kê hàng tồn kho hàng năm tốn kém và không hiệu quả. Thay vào đó, kiểm kê thường xuyên theo khu vực sẽ tiết kiệm chi phí hơn và giúp bạn nắm bắt tình trạng hàng hóa kịp thời.

Giải pháp quản lý hàng tồn kho

Trong một số trường hợp, việc thuê nhà cung cấp dịch vụ quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp có thể là lựa chọn tốt nhất. Họ có kinh nghiệm và công cụ cần thiết để tối ưu hóa hệ thống của bạn.

Tìm hiểu thêm về các giải pháp quản lý hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn tại đây.