Hiệu ứng cái roi da trong quản lý hàng tồn kho

Dự báo nhu cầu chính xác và lập kế hoạch bán hàng hiệu quả là yếu tố then chốt trong quản lý chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, trong những giai đoạn nhu cầu biến động bất thường, dự báo có thể không chính xác do thiếu thông tin đầy đủ. Những sai sót này có thể lan rộng, ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng, dẫn đến hiện tượng được gọi là hiệu ứng cái roi da.

Hiệu ứng cái roi da là gì?

Theo Viện cung ứng và mua sắm chartered (CIPS), hiệu ứng cái roi da mô tả hiện tượng chuỗi cung ứng mà trong đó, những biến động nhỏ về nhu cầu từ nhà bán lẻ lại dẫn đến sự biến động lớn hơn ở cấp độ nhà cung cấp, nhà sản xuất và phân phối. Hiện tượng này thường xảy ra khi đơn đặt hàng gửi tới nhà sản xuất và nhà cung cấp tạo ra sự chênh lệch lớn hơn so với nhu cầu thực tế của khách hàng cuối. Điều này có thể dẫn đến các ước tính không chính xác về nhu cầu, gây ra tình trạng thừa hoặc thiếu hàng nghiêm trọng trong chuỗi cung ứng.

Trong nhiều ngành công nghiệp, nhu cầu của khách hàng hiếm khi ổn định hoàn toàn. Do đó, các doanh nghiệp thường dựa vào dự báo và số liệu lịch sử để duy trì mức tồn kho phù hợp. Tuy nhiên, khi nhu cầu tăng đột biến, các nhà cung cấp có thể phản ứng bằng cách gia tăng lượng hàng tồn kho dự trữ. Nhưng khi lượng dự trữ tăng quá mức, hiệu ứng cái roi da sẽ xảy ra, làm phóng đại nhu cầu khi nó di chuyển qua các cấp bậc trong chuỗi cung ứng.

Nguyên nhân gây ra hiệu ứng cái roi da

Hiệu ứng cái roi da thường xuất phát từ sự gián đoạn trong truyền thông của chuỗi cung ứng. Supply Chain Academy chỉ ra rằng sự thiếu kết nối thông tin giữa các bên liên quan có thể dẫn đến việc dự trữ quá mức khi nhà cung cấp và nhà sản xuất cố gắng bảo vệ mình trước những thay đổi của thị trường.

Các yếu tố phổ biến góp phần vào hiệu ứng này bao gồm:

• Thiếu thông tin: Truyền thông kém giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng hoặc quyết định sai lầm từ các bên liên quan.
• Biến động giá cả: Giảm giá, khuyến mãi và các thay đổi giá khác có thể tạo ra mô hình mua hàng không đều.
• Dự báo sai lệch: Dựa quá nhiều vào dữ liệu lịch sử mà không phản ánh đúng nhu cầu hiện tại.
• Đặt hàng theo lô: Đặt hàng số lượng lớn hơn thực tế cần.
• Tính toán sai: Người mua và người bán có xu hướng dự đoán sai hoặc giao hàng không đúng như dự kiến.

Cách giảm thiểu hiệu ứng cái roi da

Theo Hiệp hội quản lý chuỗi cung ứng (ASCM), việc hiểu rõ vị trí hàng tồn kho, xác định nhu cầu chính xác và căn chỉnh tồn kho trong mỗi phần của chuỗi cung ứng là chìa khóa để giảm thiểu hiệu ứng cái roi da.

Các chiến lược cụ thể bao gồm:

• Truyền thông rõ ràng: Cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận nội bộ để tránh các đơn hàng bị trì hoãn, hủy bỏ hoặc trả lại. Việc cập nhật liên tục thông tin với khách hàng giúp duy trì dự báo chính xác hơn.
• Rút gọn chuỗi cung ứng: Giảm bớt số lượng nhà cung cấp và các cấp bậc trong chuỗi cung ứng giúp truyền thông hiệu quả hơn và giảm thiểu sự gián đoạn.
• Duy trì giá ổn định: Tránh giảm giá hoặc chiết khấu số lượng lớn không cần thiết, từ đó giảm tình trạng tồn kho tăng cao.
• Kiểm soát mức tồn kho Min-Max: Theo dõi thường xuyên và điều chỉnh mức tồn kho dựa trên báo cáo và cảnh báo sớm để lập kế hoạch hiệu quả.
• Sử dụng giải pháp Quản lý hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý (VMI): VMI giúp dự trữ hàng hóa phù hợp để cải thiện dịch vụ khách hàng và đảm bảo hàng hóa sẵn sàng tại đúng nơi, đúng lúc.
• Hạn chế kích thước đơn hàng: Đặt hàng nhỏ hơn nhưng thường xuyên hơn để phản ứng linh hoạt hơn với nhu cầu thị trường.
• Rút ngắn thời gian giao hàng: Theo Supply Chain Academy, rút ngắn thời gian từ đặt hàng đến giao hàng có thể giảm tới 80% hiệu ứng cái roi da. Kết hợp các phương pháp vận chuyển linh hoạt và dự trữ phụ tùng quan trọng để giảm thời gian giao hàng.
• Cải thiện chia sẻ dữ liệu: Sử dụng trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) giúp truyền tải thông tin nhanh chóng giữa các hệ thống và mạng lưới. EDI giúp giảm chi phí và cải thiện minh bạch trong chuỗi cung ứng.

Kết luận

Hiệu ứng cái roi da có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng cho chuỗi cung ứng, từ dư thừa tồn kho đến gián đoạn sản xuất. Tuy nhiên, thông qua các chiến lược quản lý hiệu quả như tăng cường chia sẻ dữ liệu, tối ưu hóa mức tồn kho và cải thiện giao tiếp, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và xây dựng chuỗi cung ứng linh hoạt hơn.

Nguồn: Grainger