Hướng dẫn cách scan đảm bảo an toàn dữ liệu

Một trong những xu hướng mà các công ty đang hướng tới là hạn chế tối đa việc sử dụng giấy trong kinh doanh. Bằng việc số hoá dữ liệu, ngoài khả năng nâng cao hiệu quả và năng suất công việc, một khía cạnh khác thậm chí còn quan trọng hơn cần được xem xét, đó chính là an toàn dữ liệu. Khi các tổ chức ngày một đối mặt với lượng thông tin và người dùng lớn hơn thì nhu cầu bảo mật thông tin là quan trọng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, với sự gia tăng của việc đánh cắp dữ liệu, quá trình scan và lưu trữ tài liệu trên máy chủ của bạn cũng có thể dễ dàng bị xâm phạm. Vấn đề này sẽ không còn là nỗi lo ngại với các giải pháp lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp.

Scan, lưu trữ và chia sẻ với bảo mật vượt trội

Với máy các loại m áy scan chuyên nghiệp, bạn hoàn toàn có thể tin tưởng vào các giao thức và tính năng bảo mật mới nhất, đáp ứng những quy định nghiêm ngặt nhất của các công ty. Các giải pháp scan nâng cao không chỉ giúp hợp lý hóa quy trình scan và lưu trữ của bạn mà còn được trang bị các cải tiến bảo mật cấp doanh nghiệp mới nhất để ngăn chặn sự truy cập trái phép.

Giải pháp scan nâng cao này bao gồm các giao thức tiêu chuẩn như Secure Sockets Layer (SSL), Signed & Secure PDF Authentication, Secure File Transfer Protocol (SFTP), 802.1x và các chứng chỉ bảo vệ tài liệu quan trọng như hình ảnh, chứng từ kiểm toán… giúp Doanh nghiệp kịp thời đáp ứng những quy định/yêu cầu mới nhất từ chính phủ.

Hình 1. Giao thức tiêu chuẩn Secure Sockets Layer (SSL)

Bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe doạ nội bộ

Ngoài rủi ro từ bên ngoài, luôn có nguy cơ dữ liệu của bạn bị truy cập trái phép từ những người trong tổ chức. Thật không may, có tới 1/5 số doanh nghiệp không hạn chế quyền truy cập của nhân viên vào các tài liệu số, và điều này có thể gây rò rỉ dữ liệu từ bên trong. Đó là lý do tại sao bạn nên xem xét các giải pháp scan giúp cài đặt quyền truy cập cho các đối tượng cụ thể. Việc này có thể điều khiển bằng cách yêu cầu người dùng nhập mã PIN hoặc sử dụng thẻ truy cập trước khi sử dụng bất kì tính năng nào của máy scan.

Giái pháp đến từ thương hiệu Brother – An tâm hơn với mã hoá tài liệu

Bảo mật tài liệu của bạn khi sử dụng máy, nhưng còn tài liệu gốc thì như thế nào? Các thông tin quan trọng rất dễ bị chia sẻ, phát tán hoặc sử dụng sai mục đích nếu không có biện pháp bảo mật tối ưu. Để giải quyết vấn đề này, các giải pháp scan chuyên nghiệp của Brother đi kèm với bộ tính năng bảo mật cho phép bạn scan trực tiếp sang định dạng PDF bảo mật. Thao tác này sẽ giúp mã hóa tài liệu đồng thời yêu cầu người xem nhập chính xác mã PIN 4 số trước khi mở tệp. Bạn cũng có thể scan thành định dạng PDF được chứng nhận (Signed PDF) để bảo vệ tính xác thực của các bản scan, đảm bảo rằng các tài liệu không thể chỉnh sửa hoặc tái lưu trữ.

Hình 2. Giải pháp scan trực tiếp sang định dạng PDF bảo mật của Brother

Nguồn: Theo website chính hãng của Brother

[danh_sach_bai_viet_lien_quan_trong_content]