Hướng dẫn đóng gói và vận chuyển
Bài viết cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình đóng gói và vận chuyển hiệu quả cho doanh nghiệp thương mại điện tử, từ lựa chọn vật liệu, thiết bị, đến cách đo kích thước và gắn nhãn. Nắm rõ các nguyên tắc này giúp tối ưu chi phí và đảm bảo hàng hóa an toàn.
Đóng gói và vận chuyển là một phần quan trọng trong quy trình sản xuất của bất kỳ doanh nghiệp thương mại điện tử nào. Tuy nhiên, đây cũng là một trong những giai đoạn đầy thách thức. Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc đóng gói và vận chuyển; một số bạn có thể kiểm soát, nhưng một số khác thì không. Trải nghiệm của khách hàng giờ đây không chỉ dựa vào giao tiếp trực tiếp, qua điện thoại hay trên Internet. Một chiến lược xử lý và giao hàng được lên kế hoạch kỹ lưỡng và thực hiện đúng cách bắt đầu bằng việc nắm rõ các nguyên tắc đóng gói và yêu cầu vận chuyển chung.
Vật tư và thiết bị đóng gói
Việc đóng gói và vận chuyển không thể hoàn thiện nếu thiếu các vật liệu bền bỉ. Hãy tích trữ các sản phẩm đóng gói với đủ kích cỡ, hình dạng và chức năng. Các loại hộp tiêu chuẩn là vật dụng không thể thiếu, cũng như các vật liệu bảo vệ như giấy chèn, túi bóng khí, hạt xốp, miếng đệm bọt, túi khí, màng co và nhiều hơn nữa. Những vật liệu bảo vệ này giúp hấp thụ sốc và rung động, ngăn ngừa hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Mẹo nhỏ: Hãy thử nghiệm các kích thước hộp khác nhau trước khi chọn một loại phù hợp. Hộp quá lớn hoặc quá nhỏ so với sản phẩm có thể làm tăng nguy cơ hư hỏng.
Một số quy trình đóng gói khá đơn giản, trong khi một số khác cần sử dụng máy móc để đảm bảo độ an toàn tối đa. Dưới đây là một số thiết bị đi kèm:
- Máy dán băng keo
- Máy in nhãn
- Máy đóng đai
- Dụng cụ ghim hộp và máy dán thùng
Hình 1. Máy dán băng keo và máy in nhãn
Đo lường kích thước
Các đối tác vận chuyển có những quy định riêng về trọng lượng và kích thước gói hàng. Để tuân thủ các giới hạn này và xác định chi phí vận chuyển, bạn cần biết cách đo chính xác. Có hai loại trọng lượng cần lưu ý: trọng lượng thực tế và trọng lượng kích thước (DIM – Dimensional Weight) – biểu thị kích thước khối của gói hàng (tức là không gian mà nó chiếm dụng). Hầu hết các hãng vận chuyển sẽ so sánh DIM với trọng lượng thực và lấy giá trị lớn hơn để tính phí vận chuyển. Điều này khiến chi phí vận chuyển khó dự đoán và phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp dịch vụ.
Hình 2. Cách tính trọng lượng DIM
Tính toán DIM giúp bạn dự đoán và lên kế hoạch chi phí hiệu quả hơn. Sau khi đóng gói và niêm phong, hãy đo chiều dài, chiều cao và chiều rộng tính bằng inch. Sau đó, nhân các số đo này để có kích thước khối.
Mẹo nhỏ: Hầu hết các hãng vận chuyển làm tròn kích thước khối lên số nguyên gần nhất. Để xác định DIM, lấy kích thước khối chia cho 166 (vận chuyển nội địa) hoặc 139 (vận chuyển quốc tế). Nếu số này lớn hơn trọng lượng thực, đây sẽ là trọng lượng tính phí. Hãy kiểm tra chính sách của từng hãng để xác định chi phí cụ thể.
Gắn nhãn
Gói hàng của bạn không thể vận chuyển nếu thiếu nhãn đúng chuẩn. Chi phí vận chuyển được tính dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm kích thước, trọng lượng (hoặc DIM), điểm khởi hành, điểm đến, theo dõi và bảo hiểm. Hầu hết các công ty vận chuyển đều cung cấp công cụ tính giá, tích hợp tất cả các yếu tố trên. Hãy nghiên cứu các nhà cung cấp để chọn ra dịch vụ phù hợp và mang lại lợi nhuận tốt nhất.
Sau khi xác định mọi thông tin, bạn cần dán nhãn gói hàng đúng cách. Sử dụng máy in hoặc thiết bị gắn nhãn chuyên dụng để tạo nhãn vận chuyển chuyên nghiệp. Đảm bảo rằng gói hàng của bạn có đầy đủ thông tin và tem phí để tránh bị trì hoãn giao hàng.