Kế hoạch tích hợp bán hàng, tồn kho và vận hành (SIOP)
Kế hoạch SIOP là quá trình tích hợp chặt chẽ các bộ phận bán hàng, marketing, chuỗi cung ứng, vận hành, quản lý sản phẩm, mua sắm, định giá, tài chính và đội ngũ lãnh đạo cấp cao. SIOP mang đến ít nhất 7 lợi ích chính cho doanh nghiệp.
Trong lĩnh vực chuỗi cung ứng, câu hỏi muôn thuở luôn là: Làm thế nào để giao đúng sản phẩm, đến đúng nơi, vào đúng thời điểm và với số lượng phù hợp? Với sự gia tăng nhu cầu giao hàng trong ngày, các doanh nghiệp buộc phải đẩy nhanh tốc độ vận chuyển qua nhiều kênh hơn trong thời gian ngắn hơn. Điều này đòi hỏi sự lên kế hoạch cẩn thận hơn bao giờ hết.
Khi hành vi tiêu dùng và nhu cầu thị trường thay đổi nhanh chóng, việc lập kế hoạch tài chính và vận hành tích hợp trở thành yếu tố quan trọng để đạt được sự linh hoạt trong chuỗi cung ứng. Kế hoạch chuỗi cung ứng không thể tiếp tục bị tách rời mà cần phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận để đảm bảo sản xuất hiệu quả, đáp ứng nhu cầu và năng lực cung ứng.
Kế hoạch bán hàng, tồn kho và vận hành (SIOP) là gì?
Kế hoạch SIOP (Sales, Inventory and Operations Planning) là quá trình tích hợp chặt chẽ các bộ phận bán hàng, marketing, chuỗi cung ứng, vận hành, quản lý sản phẩm, mua sắm, định giá, tài chính và đội ngũ lãnh đạo cấp cao.
Trong nhiều tổ chức, các bộ phận chủ chốt hoạt động tách biệt hoặc không thường xuyên giao tiếp. Chẳng hạn, trong các công ty sản xuất, việc lập kế hoạch chuỗi cung ứng thường được phân chia giữa hai nhóm. Bộ phận tài chính lập ngân sách và xác định nhu cầu vốn, trong khi đội vận hành cân đối cung và cầu dựa trên năng lực sản xuất. Khi xảy ra khủng hoảng, đội vận hành tập trung vào quản lý rủi ro và tận dụng cơ hội, dẫn đến sự chênh lệch giữa kế hoạch tài chính và vận hành. Kế hoạch SIOP giúp doanh nghiệp linh hoạt trước những thay đổi đột ngột trong môi trường kinh doanh.
Từ kế hoạch bán hàng và vận hành (S&OP) đến kế hoạch tích hợp doanh nghiệp (IBP)
Kế hoạch S&OP (Sales and Operations Planning) được phát triển vào thập niên 1980 bởi công ty tư vấn Oliver Wight. Ban đầu, quy trình này tập trung vào việc cân nhắc giữa nhu cầu, năng lực sản xuất và cung ứng. Quy trình này bao gồm 5 bước:
- Thu thập dữ liệu.
- Lập kế hoạch bán hàng và nhu cầu.
- Lập kế hoạch sản xuất và cung ứng.
- Họp đánh giá.
- Họp phê duyệt cấp điều hành.
Theo thời gian, S&OP tiến hóa thành kế hoạch tích hợp doanh nghiệp (IBP – Integrated Business Planning) vào những năm 2000. IBP giúp doanh nghiệp phản hồi nhanh hơn trước những thay đổi thị trường, loại bỏ nhu cầu về kế hoạch vận hành thường niên. Dù được gọi bằng tên nào, các chuyên gia đều đồng ý rằng cách tiếp cận tích hợp này giúp doanh nghiệp tăng khả năng thích ứng, giảm chi phí, cải thiện quan hệ khách hàng và nâng cao lợi nhuận.
Lợi ích của kế hoạch SIOP
Kế hoạch SIOP hiệu quả giúp doanh nghiệp cân bằng cung và cầu bằng cách cung cấp dữ liệu toàn diện từ bán hàng, marketing, vận hành đến tài chính. Theo Modern Distribution Management (MDM), SIOP giúp xác định chiến lược tối ưu từ nhiều kịch bản khác nhau. Việc phối hợp tất cả các bộ phận giúp doanh nghiệp điều chỉnh kế hoạch chiến lược dài hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm một cách hiệu quả hơn.
Các lợi ích chính của SIOP bao gồm:
- Dự báo chính xác hơn.
- Tăng cường sự trung thành và hài lòng của khách hàng.
- Giảm chi phí vốn lưu động.
- Triển khai sản phẩm mới hiệu quả hơn.
- Giảm chi phí vận chuyển.
- Tăng cường phối hợp với nhà cung cấp.
Ngoài việc dự báo tốt hơn, SIOP còn giúp giảm chi phí tồn kho bằng cách giảm số tiền “chôn” trong hàng hóa lưu trữ. Một trong những mục tiêu chính của SIOP là thiết lập tốc độ sản xuất hợp lý để quản lý tồn kho và tồn đọng mà vẫn duy trì đội ngũ lao động ổn định. Quy trình này cũng cải thiện tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tăng sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy doanh số.
Yêu cầu đối với kế hoạch SIOP
Kế hoạch SIOP yêu cầu một nguồn dữ liệu và báo cáo thống nhất để đảm bảo tính nhất quán trong toàn tổ chức. Quy trình này phải bao trùm toàn bộ chu kỳ lập kế hoạch, bao gồm nhân lực, thiết bị, cơ sở vật chất, nguyên vật liệu và tài chính cần thiết để thực hiện kế hoạch sản xuất.
Dữ liệu lịch sử trên bảng tính không còn đủ để đánh giá các gián đoạn cung cầu hằng ngày hoặc hằng tuần. Theo khảo sát của Supply Chain 24/7, 54% chuyên gia chuỗi cung ứng đang tìm cách giảm phụ thuộc vào bảng tính hoặc đã sử dụng công cụ khác để tối ưu hóa kế hoạch chuỗi cung ứng. Phần mềm S&OP hiện đại giúp tự động hóa quy trình, rút ngắn chu kỳ lập kế hoạch, giảm chi phí lao động và tăng năng suất bằng cách loại bỏ việc dự báo thủ công.
Để SIOP thành công, doanh nghiệp cần có môi trường hợp tác, tin tưởng giữa các thành viên và định hướng kết quả. Những công ty xây dựng đội ngũ đa chức năng với vai trò rõ ràng và thường xuyên thực hiện mô phỏng kịch bản sẽ phản ứng tốt hơn trước những thay đổi lớn trong nhu cầu thị trường.
Kết luận
Kế hoạch SIOP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chuỗi cung ứng, nâng cao khả năng thích ứng và cải thiện hiệu quả vận hành. Để ứng phó với sự bất ổn và gián đoạn chuỗi cung ứng, các tổ chức cần tích hợp kế hoạch này vào chiến lược dài hạn.
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính tham khảo và không thay thế cho việc xem xét các quy định pháp lý hoặc tiêu chuẩn hiện hành. Nếu bạn có câu hỏi cụ thể, hãy tham khảo chuyên gia hoặc tư vấn pháp lý.