Mách bạn 8 cách tối ưu hóa quy trình soạn hàng theo thùng hiệu quả

Hãy cùng VietMRO tìm hiểu quy trình soạn hàng thường được áp dụng cùng 8 cách tối ưu hiệu quả đưới dây.

Các bước trong quy trình soạn hàng theo thùng phổ biến

Trong doanh nghiệp, khi nhận được đơn hàng, bộ phận kinh doanh sẽ chuyển thông tin đặt hàng cho bộ phận kho. Bộ phận kho sau đó sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị và vận chuyển hàng hóa đến khách hàng. Quy trình này thường bao gồm các bước sau:

Bước 1. Nhận đơn hàng: nhân viên kho tiếp nhận đơn hàng từ phòng kinh doanh hoặc khách hàng.

Bước 2. Kiểm tra kho: kiểm tra số lượng các mặt hàng trong kho để đảm bảo đủ để cung cấp hoặc để lên các phương án đặt hàng từ nhà cung cấp.

Bước 3. Lập danh sách hàng: nhân viên kho lập danh sách các mặt hàng cần chuẩn bị, bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng và các giấy tờ đi kèm nếu có.

Bước 4. Soạn hàng: nhân viên kho tiến hành soạn từng mặt hàng vào các thùng carton (hoặc chất liệu khác) để đóng gói.

Bước 5. Kiểm tra số lượng: kiểm tra lại số lượng hàng hóa sau đóng gói so với trong đơn hàng đặt để đảm bảo đủ số lượng trước khi tiến hành đóng gói.

Bước 6. Đóng gói: sử dụng các vật liệu như băng dính, màng co giãn, màng bọc, xốp, … để đóng gói các thùng hàng đã soạn. Cần sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp với từng hàng hóa để đảm bảo hàng hóa được bảo vệ và nguyên vẹn trong quá trình vận chuyển.

Bước 7. Ghi nhãn mác: ghi các thông tin trên bao bì như tên khách hàng, địa chỉ giao hàng, nội dung đơn hàng, … và dán các cảnh bảo cho hàng hóa nếu có.

Bước 8. Chuyển sang bộ phận giao hàng: sau khi đóng gói hoàn tất, nhân viên kho sẽ có trách nhiệm chuyển các thùng hàng đã soạn và đóng gói sang bộ phận giao hàng để vận chuyển tới khách hàng.

Chi tiết 8 cách tối ưu hóa quy trình soạn hàng theo thùng hiệu quả

Tối ưu hóa vị trí đặt hàng

Để tối ưu hóa quy trình soạn hàng theo thùng, các nhân viên kho cần chú ý đến các vị trí đặt hàng để giảm thời gian chuẩn bị hàng hóa cần thiết. Ba lưu ý sau sẽ giúp bộ phận kho tối ưu được quy trình này:

• Thứ nhất, đặt mặt hàng tiêu thụ nhanh gần khu vực giao hoặc khu vực đóng gói hàng hóa.
• Thứ hai, có thể sử dụng mô hình xoay vòng ABC để xác định vị trí đặt hàng hợp lý.
• Thứ ba, có thể xem xét việc soạn hàng theo cột để giảm thiểu việc di chuyển không cần thiết.

Hình 1. Mô hình xoay vòng ABC

Tham khảo phản hồi nhân viên

Các cấp quản lý có thể tham khảo phản hồi từ các nhân viên kho của mình về các tình trạng sắp xếp kho hoặc các ý tưởng lưu kho mới cũng giúp quy trình soạn hàng theo thùng được tối ưu. Qua đó, quản lý kho có thể tổng hợp và đánh giá nguyên nhân và tìm ra giải pháp cho việc tối ưu quy trình.

Hình 2. Tận dụng phản hồi từ nhân viên

Sử dụng bảng giao diện số thực tế

Bảng giao diện giúp quản lý kho theo dõi và trao đổi các đánh giá theo thực tế về KPI và hiệu suất làm việc với nhóm. Qua đó giúp tối ưu hóa quy trình soạn hàng theo thùng một cách dễ dàng hơn. Cụ thể:

• Theo dõi hiệu suất của box-picking qua bảng giao diện.
• Phân tích chỉ số KPI và xác định mô hình cải tiến quy trình tối ưu.

Hình 3. Theo dõi hiệu suất của box-picking qua bảng giao diện

In tem nhãn di động ngay tại chỗ

Khi số lượng lưu trữ hàng hóa trong kho ngày càng lớn, việc in tem nhãn để phân biệt hàng hóa ngay trên kệ là cần thiết. Nhân viên có thể sử dụng máy in di động để giảm thiểu sai sót khi phân loại hàng hóa nhập kho và duy trì chất lượng soạn hàng. Ngoài ra còn có thể tận dụng hệ thống quét mã vạch tự động hoặc cầm tay để hạn chế di chuyển không cần thiết.

Hình 4. Sử dụng máy in di động

Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng (WMS)

Hệ thống quản lý kho hàng (warehouse management system – WMS) là một phần mềm ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ việc quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Hệ thống này sẽ thực hiện các chức năng kiểm soát và theo dõi các chuyển giao và lưu trữ nguồn lực, vật tư, hàng hóa sẵn có. Sử dụng WMS doanh nghiệp có thể:

• Nâng cấp phân chia quy trình box-picking với WMS.
• Hướng dẫn nhân viên đến đúng điểm lưu kho và giảm sai sót khi lấy hoặc nhập hàng hóa.

Hình 5. Hệ thống quản lý kho hàng WMS

Sử dụng trình hiển thị hình ảnh trên thiết bị soạn hàng

Để tránh nhầm lẫn hàng hóa, doanh nghiệp có thể sử dụng cách hiển thị hình ảnh hàng hóa trên thiết bị soạn hàng. Sử dụng thị giác, phản ứng và trí nhớ của con người với hình ảnh để cải thiện năng suất của nhân viên kho, từ đó giúp tối ưu hóa quy trình soạn hàng theo thùng.

Hình 6. Sử dụng hình ảnh trên thiết bị soạn hàng để cải thiện việc lưu kho

Áp dụng mô hình rô-bốt tự động (goods-to-man)

Đúng như tên gọi, hệ thống goods-to-man là mô hình rô-bốt tự động tự động giúp di chuyển hàng hóa đến với người soạn hàng. Các món hàng sẽ được hệ thống thu thập, đóng gói và chuyển tới khu vận chuyển. Hệ thống bao gồm băng chuyền tự động, các rô-bốt băng chuyền hoặc thậm chí là các thiết bị bay điều khiển từ xa có thể theo dõi hoặc vận chuyển hàng hóa. Mô hình này là giải pháp soạn hàng theo thùng tối ưu đối với các mặt hàng có khối lượng lớn.

Hình 7. Mô hình rô-bốt tự động goods-to-man

Kiểm tra kho hàng bằng thiết bị điều khiển từ xa

Thiết bị điều khiển từ xa hay còn được biết đến với cái tên drones có chức năng quét, kiểm tra, kiểm kê kho hàng tự động một cách chính xác. Bạn có thể tích hợp drones vào phần mềm WMS để kiểm tra hàng tồn kho định kỳ tự động hoặc có điều khiển.

Hình 8. Kiểm tra kho hàng bằng thiết bị điều khiển từ xa

Những biện pháp trên không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình soạn hàng theo thùng mà còn giúp doanh nghiệp cải thiện việc quản lý kho, tiết kiệm chi phí nhân sự và chi phí lưu kho lên tối đa. Hãy cùng VietMRO áp dụng những ý tưởng này để cải thiện ngay hiệu suất của doanh nghiệp bạn nhé!

Công ty cổ phần Bách Liên – VietMRO là một trong những địa chỉ uy tín chuyên cung cấp các vật tư vận chuyển lưu kho. Với tầm nhìn đổi mới trong chuỗi cung ứng hàng hóa công nghiệp dựa trên sức mạnh của công nghệ, chúng tôi mong muốn tạo ra một trang web tiêu biểu cung cấp đầy đủ các sản phẩm và dịch vụ MRO cho các nhà máy sản xuất, tổ hợp thương mại, cũng như các dự án xây dựng… Đây sẽ là nơi mà tất cả các nhu cầu mua sắm cho hoạt động sản xuất được đáp ứng chỉ trong “1 chạm”. Liên hệ ngay tới hotline 096.394.1881 để biết thêm thông tin hữu ích khác.

Nguồn: Theo các tác giả của FM Logistic