5 cách cân bằng quản lý kho MRO cho doanh nghiệp

Bài viết sau đây VietMRO sẽ cung cấp cho bạn 5 cách thực hiện cân bằng quản lý kho MRO hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

Bắt đầu bằng cách tính biến thiên tồn kho

Do biến thiên khó dự đoán, việc quản lý hàng tồn kho MRO đòi hỏi một chiến lược đặc biệt để tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa. Có những loại hàng khó tìm nguồn cung ổn định, và đôi khi có thể xảy ra tình trạng cần gấp do tình hình khẩn cấp, thảm họa thiên nhiên, hoặc sự đóng cửa bất ngờ của nhà máy. Xét về những biến động này, việc dự báo nhu cầu MRO không dễ, nhưng lại rất quan trọng để duy trì “sự liên tục” trong hoạt động kinh doanh của bạn.

Chuẩn bị tồn kho dự phòng là một biện pháp phòng ngừa đối với sự biến đổi. Nó có thể giải quyết các vấn đề như chu kỳ nhu cầu, tình trạng thiếu hụt hàng do đóng cửa, hoặc sự chênh lệch giữa thời gian kế hoạch và thời gian thực tế giao hàng của sản phẩm MRO.

Các cách hữu ích khác bao gồm chuẩn bị hệ thống dự báo và tái đặt hàng tự động; đào tạo nhân viên một cách hợp lý (vì hệ thống theo dõi tồn kho sẽ không hiệu quả nếu người phụ trách không sử dụng nó); và kiểm kê hàng hóa thường xuyên định kỳ.

Thay vì kiểm kê hàng hóa mỗi năm, một phương pháp tốn kém và không hiệu quả, hãy chuyển sang kiểm kê thường xuyên hơn ở các khu vực cụ thể để tiết kiệm thời gian và chi phí. Điều này giúp duy trì công tác kiểm kê thường xuyên về số lượng hàng tồn kho mà doanh nghiệp đang sở hữu.

Hình 1. Kiểm kê và tính biến thiên tồn kho định kỳ

Hãy chấm dứt hoàn toàn mô hình dự báo tồn kho MRO dựa vào lịch sử

Bạn không thể dự đoán tương lai, nhưng bạn có thể cải thiện quản lý hàng tồn kho MRO và tránh tình trạng hết hàng quan trọng bằng cách sử dụng mô hình và dự đoán. Theo Logistics Bureau, “Dữ liệu lịch sử về các mặt hàng MRO thường không chính xác, vì các vật phẩm tiêu hao có xu hướng di chuyển từ nơi này đến nơi khác trong cùng một tổ chức.”

Ví dụ, một mặt hàng đã được sử dụng một lần có thể bị lưu kho bởi kỹ sư công trường, công nhân nhà máy hoặc quản lý muốn đảm bảo rằng nó sẽ sẵn sàng trong trường hợp khẩn cấp. Những thực tế này có thể làm sai lệch lịch sử lưu trữ và làm cho việc dự đoán nhu cầu MRO trong tương lai trở nên khó khăn.

Theo Logistics Bureau khuyến nghị: “Để đạt được kết quả tốt nhất, phần mềm nên có khả năng tạo ra dự báo dựa trên các yếu tố nguyên nhân, thay vì chỉ phân tích dữ liệu lịch sử.” Các nền tảng như vậy đang trở nên phổ biến và chi phí hợp lý hơn với sự tiến bộ của công nghệ cảm biến và học máy.

Hình 2. Các phần mềm quản lý tồn kho MRO hiệu quả

Duy trì mức tồn kho đa năng hợp lý

Đánh giá tổng thể mức tồn kho MRO của bạn, xác định các sản phẩm chính có thể đáp ứng được vai trò kép: trong hoạt động thường xuyên và trong các tình huống sẵn sàng khẩn cấp hay không. Tuy nhiên, các mặt hàng này thường chỉ chiếm một phần nhỏ của tồn kho và không yêu cầu cung cấp thêm, nên chúng là lựa chọn lý tưởng cho việc duy trì kho hàng trong nhà máy và cửa hàng dụng cụ.

Xem xét các sản phẩm đa năng như hệ thống truyền thông không dây, các hệ thống cung cấp và vận chuyển nước và thức ăn, nhãn hiệu an toàn và cảnh báo nguy hiểm như côn, băng dính, biển hiệu… và công cụ hay các loại dụng cụ máy móc hoạt động bằng pin sạc. Sau đó đề ra kế hoạch lưu trữ chúng, điều này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho công việc quản lý kho MRO của bạn.

Việc lưu trữ các mặt hàng này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, sử dụng ít không gian hơn cho kho hàng, cũng như đơn giản hóa quá trình đào tạo và lập kế hoạch để sử dụng các công cụ này trong tình huống khẩn cấp.

Tối ưu hóa tồn kho MRO hiện tại của bạn

Đầu tiên cần lập ra một chiến lược để cân bằng số vốn hoạt động cho tồn kho với mục tiêu đảm bảo mức dịch vụ cho nhiều đơn vị duy trì tồn kho (SKUs).

Tiếp theo, tối ưu hóa việc quản lý tồn kho để đảm bảo rằng số lượng và vị trí kho tồn là phù hợp và đúng thời điểm. Bằng cách áp dụng các phương pháp mô hình học tập nâng cao và sử dụng phần mềm tối ưu hóa tồn kho, các doanh nghiệp có thể đánh giá nhiều chiến lược tồn kho khác nhau.

Sau đó, so sánh kết quả của những chiến lược này để đưa ra quyết định thông minh trong việc quản lý tồn kho MRO của doanh nghiệp. Phương pháp này giúp loại bỏ nhu cầu kiểm kê tồn kho truyền thống bằng giấy và bút, đồng thời giúp tối ưu hóa chiến lược quản lý để các tổ chức có thể chuẩn bị tốt cho các tình huống khẩn cấp tiềm năng mà không cần phải đầu tư vào tồn kho MRO quá mức.

Theo nhà cung cấp phần mềm tối ưu hóa tồn kho IBM® IO, sử dụng công nghệ, quy trình tự động và các quy tắc quản lý tồn kho hiệu quả có thể tối ưu hóa việc quản lý phụ tùng và vật tư tiêu hao MRO. Từ đó các tổ chức có thể giảm tới 50% số lần ngừng hoạt động không được kế hoạch trước liên quan đến phụ tùng, giảm tới 40% chi phí tồn kho và tiết kiệm tới 35% ngân sách bảo trì. Vì vậy, tối ưu hóa tồn kho MRO hiện tại sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí liên quan.

Hình 3. Đánh giá mức tồn kho dựa trên các con số thực tế

Hãy giao việc quản lý tồn kho cho bên thứ ba

Nếu bạn muốn tập trung vào phát triển doanh nghiệp của mình tốt nhất, cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cho khách hàng hãy xem xét việc giao nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho MRO cho một bên thứ ba đáng tin cậy.

Hiện tại có phần mềm Quản lý tồn kho Grainger KeepStock® cung cấp một giải pháp linh hoạt giúp giải quyết các thách thức và khó khăn quan trọng nhất về tồn kho cho các công ty. Với mục đích đáp ứng nhu cầu cụ thể của một tổ chức kinh doanh, KeepStock giúp duy trì hoạt động của đơn vị ở mức độ tối đa và chi phí cùng nỗ lực tối thiểu. Điều này áp dụng cả trong trường hợp doanh nghiệp hoạt động bình thường và trong tình huống khẩn cấp.

Có thể kết luận rằng, việc chuẩn bị tốt cho cả tình huống khẩn cấp và hoạt động hàng ngày không cần phải phân chia riêng biệt hẳn. Để đối phó với cả hai tình huống, hãy chuẩn bị và lưu trữ các sản phẩm chính đa năng, giúp giải quyết cả trong tình huống khẩn cấp nghiêm trọng và hỗ trợ hoạt động hàng ngày. Mặc dù việc này có thể chiếm diện tích vật lý và tốn kém.

Hình 4. Giao việc quản lý hàng tồn kho cho bên thứ ba để nâng cáo hiệu quả quản lý

VietMRO là đơn vị uy tín chuyên cung cấp các mặt hàng bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa cho các nhà máy đầu tư nước ngoài và các nhà máy trong nước như: Canon, Panasonic, Vinfast, Formosa, Kangaroo ...
Với đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm kết hợp với công nghệ hiện đại và dịch vụ chuyên nghiệp, Công ty cổ phần Bách Liên - VietMRO sẽ đem lại sự hài lòng cho khách hàng trong công tác bảo trì, bảo dưỡng thiết bị, vật tư tiêu hao cho sản xuất.

Nguồn: Theo nhóm biên tập của Grainger.