Chiến lược mua sắm MRO của bạn có hiệu quả không?
Chiến lược mua sắm MRO không nên dựa vào may mắn, mà cần được xây dựng một cách có hệ thống và đáp ứng được các mục tiêu như giảm chi phí, cải thiện hiệu quả vận hành, ... Vì vậy, bạn cần một chiến lược mua sắm MRO hợp lý.
Làm thế nào để biết chiến lược mua sắm vật tư bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO) của bạn có đang hoạt động hiệu quả hay không? Hãy cùng tìm hiểu năm chỉ số quan trọng để đánh giá điều này.
Bạn có thể đã nhận ra rằng chi phí cho các vật tư như bu lông, ốc vít, thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) hay thậm chí cả giấy vệ sinh trong phòng nghỉ đều có thể nhanh chóng cộng dồn thành con số đáng kể. Để kiểm soát chi phí này, bạn cần một chiến lược mua sắm MRO hợp lý. Và để đánh giá chiến lược đó có hiệu quả hay không, bạn cần các chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPIs).
Dưới đây là năm vấn đề quan trọng giúp bạn xác định liệu chiến lược MRO có đang hoạt động hiệu quả hay không, hoặc liệu bạn có cần điều chỉnh.
Tỷ lệ chi tiêu mua sắm MRO nên giảm dần trong tổng ngân sách công ty
Theo tiêu chuẩn của SDI trong báo cáo “5 chỉ số quan trọng về chuỗi cung ứng MRO”, chi phí MRO nên chiếm từ 3% đến 10% ngân sách mua sắm tổng thể. Nếu tỷ lệ này vượt quá 10%, đây là dấu hiệu để bạn xem xét lại chiến lược MRO của mình.
Chi tiêu không nằm trong hợp đồng dưới 2%
Chi tiêu ngoài hợp đồng, hay còn gọi là “maverick spend”, là những khoản mua sắm không nằm trong các hợp đồng đã thỏa thuận trước. Những giao dịch này không chỉ gây lãng phí mà còn làm giảm khả năng kiểm soát nhà cung cấp. SDI khuyến nghị rằng tỷ lệ này nên được giữ dưới 2% ngân sách mua sắm để đảm bảo hiệu quả.
Nhân viên không “tích trữ” vật tư MRO
Khi nhân viên cất giữ riêng các vật tư như bu lông hoặc đinh vít vì lo ngại bị hết hàng, điều này cho thấy chiến lược MRO chưa đáp ứng tốt nhu cầu. Một chiến lược hiệu quả cần tạo được sự tin tưởng rằng các vật tư cần thiết luôn sẵn có khi cần thiết.
Đội ngũ có cách nhìn toàn diện hơn về MRO
MRO không chỉ là hoạt động bảo trì hay sửa chữa, mà còn bao gồm các chiến lược mua sắm và quản lý nguồn cung để tối ưu hóa chi phí. Ví dụ, găng tay bảo hộ là vật tư tiêu hao, trong khi các phụ tùng khác có thể được sửa chữa và tái sử dụng. Nếu đội ngũ của bạn đã bắt đầu nhìn nhận MRO theo cách toàn diện hơn, đây là tín hiệu tốt cho thấy chiến lược đang đi đúng hướng.
Quy trình mua sắm MRO được tinh giản hiệu quả
Khi việc mua sắm MRO được giao cho nhiều bộ phận tự quản lý, rất dễ xảy ra tình trạng mất kiểm soát. Một quy trình tinh giản, giao trách nhiệm mua sắm cho một nhân viên hoặc một nhóm nhân viên, sẽ mang lại nhiều lợi ích.
Lợi ích bao gồm việc giảm số lượng hợp đồng, tăng cường khả năng đàm phán với nhà cung cấp, chọn lọc nhà cung cấp chất lượng tốt nhất, và có một kho lưu trữ dữ liệu duy nhất để dễ dàng quản lý và đưa ra quyết định trong tương lai.
Kết luận
Chiến lược mua sắm MRO không nên dựa vào may mắn, mà cần được xây dựng một cách có hệ thống và đáp ứng được các mục tiêu như giảm chi phí, cải thiện hiệu quả vận hành và tạo sự tin cậy giữa nhà cung cấp và khách hàng. Nếu chiến lược hiện tại chưa đáp ứng được những mục tiêu này, đã đến lúc bạn cần thay đổi để phù hợp hơn với nhu cầu doanh nghiệp.
Gợi ý thực tế
Nếu bạn đang tìm kiếm cách cải thiện chiến lược MRO, dưới đây là một số điểm khởi đầu hữu ích:
- Tiết kiệm chi phí bằng cách loại bỏ hàng tồn kho không cần thiết
- Theo dõi hàng tồn kho tại nhiều địa điểm làm việc
- Chuẩn bị vật tư cho các tình huống khẩn cấp
Lưu ý: Thông tin trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo và dựa trên dữ liệu hiện có tại thời điểm xuất bản. Nội dung không thay thế cho việc xem xét các quy định hiện hành hoặc tiêu chuẩn ngành cụ thể cho doanh nghiệp của bạn. Nếu có câu hỏi cụ thể, vui lòng tham khảo các tiêu chuẩn liên quan hoặc liên hệ với luật sư chuyên môn.